L'adjoint(e) exécutif(ve)

Description

Appartenir à Air Canada, c'est appartenir à un symbole canadien, Air Canada récemment élue meilleur transporteur aérien en Amérique du Nord. Faites décoller votre carrière en vous joignant à notre équipe novatrice et diversifiée à l'avant-garde du transport aérien de passagers.

L'adjoint(e) exécutif(ve) fournit un soutien exécutif proactif et hautement confidentiel au vice président, Produits numériques. Ce rôle est responsable de gérer le rythme opérationnel du VP, son agenda, ses priorités, ses communications, ses déplacements, ses réunions et ses processus administratifs, avec un haut degré de jugement, de discrétion et de professionnalisme.

Le ou la candidat(e) idéal(e) est hautement organisé(e), à l'aise avec les outils numériques, calme sous pression et capable d'anticiper les besoins, de gérer l'ambiguïté et d'établir des relations solides avec la haute direction, les équipes interfonctionnelles et les partenaires externes. La personne doit être à l'aise dans un environnement dynamique et énergique lié aux produits numériques, et ouverte à l'utilisation de l'IA et d'outils émergents pour améliorer la productivité, la coordination et les modes de travail.

Fonctions et responsabilités

• Assurer la gestion d'un agenda complexe pour le VP, en optimisant proactivement le temps selon les priorités d'affaires, les engagements exécutifs, les forums décisionnels et les besoins opérationnels urgents.
• Trier les courriels, demandes et priorités entrantes avec discernement, en escaladant les enjeux urgents ou sensibles et en assurant un suivi rapide.
• Soutenir le rythme opérationnel du leadership du VP, incluant les réunions de l'équipe de direction, les revues d'affaires, les revues de produits, les comités de pilotage, les rencontres hors site et le suivi des actions clés.
• Organiser les réunions de bout en bout : planification, ordres du jour, planification logistique, configuration des salles/technologies, préparation des documents, prise de notes et suivi des actions.
• Établir et maintenir des relations de travail de confiance avec les bureaux exécutifs, les hauts dirigeants, les adjoint(e)s, les équipes de direction, les partenaires externes et les parties prenantes interfonctionnelles.
• Représenter le bureau du VP avec professionnalisme, discrétion, réactivité et un fort sens du service.
• Soutenir une organisation de produits numériques opérant dans les domaines commercial, client, aéroportuaire, opérationnel et technologique, avec curiosité et aisance dans un environnement technologique axé sur le client.
• Préparer, formater et peaufiner des présentations, documents d'information, ordres du jour, rapports et trousses de réunion destinés à la haute direction.
• Utiliser Microsoft 365, les plateformes de collaboration, les outils alimentés par l'IA et d'autres solutions numériques pour améliorer les flux administratifs, la coordination et l'efficacité de l'équipe.
• Coordonner les déplacements : vols, hôtels, transport terrestre, repas, itinéraires et logistique connexe.
• Préparer et gérer les rapports de dépenses, factures, bons de commande et autres processus administratifs avec exactitude et ponctualité.
• Soutenir les activités d'administration budgétaire, incluant le suivi des factures, les rapports de dépenses, les provisions et la coordination avec les Finances, au besoin.
• Maintenir des dossiers, fichiers, listes de contacts, listes de distribution et dépôts d'information partagés à jour et exacts.
• Gérer des informations confidentielles, sensibles et critiques avec discrétion, maturité et jugement.
• Assurer un suivi proactif auprès des membres de l'équipe et des parties prenantes pour garantir l'exécution des engagements, livrables et actions dans les délais.
• Soutenir des projets spéciaux, événements d'équipe, rencontres hors site, communications, activités d'intégration et initiatives ponctuelles visant à améliorer l'efficacité du bureau du VP et de l'équipe de direction.
• Administrer les services de télécommunications et services connexes, incluant la coordination avec les fournisseurs, les TI, les demandes d'appareils mobiles et le suivi des factures.
• Effectuer toute autre tâche assignée.

Qualifications

• Diplôme collégial ou universitaire, ou combinaison équivalente d'études et d'expérience.
• Plus de 5 ans d'expérience en soutien administratif ou exécutif auprès de hauts dirigeants, idéalement dans une organisation de grande envergure, complexe et matricielle.
• Capacité démontrée à gérer l'agenda, les priorités, les communications et les informations confidentielles d'un cadre supérieur avec discrétion et jugement.
• Solide sens des affaires et capacité à comprendre les priorités exécutives, la dynamique organisationnelle et les sensibilités des parties prenantes.
• Excellentes compétences organisationnelles, grande attention aux détails et capacité à gérer plusieurs priorités sous des délais serrés.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles, avec une approche collaborative, axée client et orientée solutions.
• Compétences exceptionnelles en communication écrite et verbale, incluant la capacité à rédiger une correspondance claire et professionnelle et à préparer des documents destinés à la haute direction.
• Maîtrise avancée de Microsoft 365 : Outlook, PowerPoint, Excel, Word, Teams, SharePoint et outils de collaboration.
• Aisance numérique, curiosité et confort avec l'adoption de l'IA, de l'automatisation et des outils modernes de productivité.
• Capacité à s'épanouir dans un environnement d'équipe dynamique, collaboratif et rapide, avec des priorités changeantes, des styles de travail variés et une forte orientation vers l'action.
• Capacité à travailler de manière autonome, faire preuve d'initiative, résoudre des problèmes et maintenir son calme dans un environnement rapide et exigeant.
• Haut degré de diplomatie, de discrétion, de maturité professionnelle et de jugement.
• Le bilinguisme anglais français est un atout.
• Flexibilité et disponibilité pour travailler des heures prolongées à l'occasion.
• Des déplacements occasionnels peuvent être requis.

Conditions d'emploi

Les candidats doivent être admissibles à travailler dans le pays concerné au moment où une offre d'emploi est présentée et sont responsables de l'obtention des permis de travail, visas ou autres autorisations nécessaires. La preuve de l'admissibilité doit être fournie avant la date de début.

Exigences Linguistiques

À compétences égales, la préférence sera accordée aux candidats bilingues.

Diversité et inclusion

Air Canada est résolument engagée en faveur de la diversité et de l'inclusion et vise à créer un milieu de travail sain, accessible et gratifiant qui met en valeur la contribution unique de nos employés au succès de notre entreprise.

En tant qu'employeur qui garantit l'égalité d'accès à l'emploi, nous encourageons les candidatures les plus diverses afin de pouvoir nous doter d'un effectif varié et représentatif de nos clients et des communautés où nous vivons et offrons nos services.

Air Canada remercie tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.