Coordonnateur administratif / Coordonnatrice administrative

Sous la supervision du gestionnaire, YTZ, le coordonnateur administratif / la coordonnatrice administrative est le principal point de contact pour tous les membres de l'équipe des opérations aéroportuaires en matière d'administration et de paie.

Fonctions et responsabilités

• Responsable de toutes les soumissions, du suivi et des ajustements de la paie
• Assurer la liaison avec le service de la paie pour résoudre toute divergence salariale
• Suivre les heures supplémentaires et la banque de temps
• Traiter et suivre les échanges et les abandons de quarts
• Coordonner les demandes de congé et de vacances
• Mettre à jour et surveiller le suivi des présences, y compris les infractions évitables et inévitables
• Examiner le suivi des présences sur une base mensuelle et déterminer si des mesures sont nécessaires.
• Suivi des présences et planification de séances de coaching avec le superviseur et le membre de l'équipe
• Suivi de la progression des employés en tâches modifiées ou en réclamation de la WSIB
• Coordonner l'horaire de formation avec l'apprentissage et le développement et combler les quarts de travail en vue de gérer les coûts
• Examiner l'horaire jusqu'à 72 heures à l'avance pour s'assurer de ressources adéquates
• Envoyer des communications aux membres de l'équipe concernant les quarts ouverts nécessitant une couverture
• Tenir divers tableurs à jour sur une base quotidienne.
• Préparer les offres d'horaires pour les heures syndiquées conformément à la convention collective, pour répondre à la demande opérationnelle tout en maintenant un budget de fonctionnement.
• Préparer et administrer une offre de vacances annuelle pour les membres syndiqués de l'équipe.
• Répondre aux questions des membres de l'équipe concernant les lignes d'offre, le temps de vacances et les changements, les échanges de quarts et la paie.
• Autres tâches assignées

Compétences comportementales

• Souci de la sécurité : Identifier les situations dangereuses ou potentiellement dangereuses et prendre les mesures appropriées pour maintenir un environnement sûr pour soi-même et pour les autres.

• Travail d'équipe : Travailler en collaboration avec les autres pour atteindre les objectifs organisationnels.

• Service aux passagers / à la clientèle : Offrir une excellence de service aux clients internes et/ou externes (passagers).

• Initiative : Aborder les situations et les problèmes de manière proactive et persistante, en saisissant les opportunités qui se présentent.

• Orientation vers les résultats : Concentrer les efforts sur l'obtention de résultats de haute qualité conformes aux normes de l'organisation.

• Favoriser la communication : Écouter et communiquer ouvertement, honnêtement et respectueusement avec différents publics, en favorisant le dialogue et en instaurant un consensus.

Qualifications

• Exiger une grande maîtrise du programme Google Suites, Word, Excel, PowerPoint, etc.
• Exiger 1 an d'expérience professionnelle dans la paie et les applications
• Exiger 1 an d'expérience professionnelle dans l'établissement des horaires
• Être organisé et très capable de faire du multifonctionnalité
• Familiarité avec les règlements de base sur les horaires du Code canadien du travail
• Les tâches exigent des compétences de communication verbale et écrite professionnelles et la capacité de taper 50 mots par minute
• Antécédents positifs d'établissement et de maintien de relations de travail positives et coopératives avec les autres, tant à l'interne qu'à l'externe.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite
• Capacité à résoudre des problèmes et à prendre des décisions pour améliorer l'efficacité organisationnelle
• Capacité à entreprendre des tâches autogéréesExcellentes compétences en gestion du temps
• Souci du détail ; la capacité de prioriser en évaluant les situations pour déterminer l'urgence